Dit is een conceptverslag. Het  zal op de volgende ALV in 2019 ter vaststelling voorgelegd worden aan de leden.

 

-

Concept Verslag ALV 12 april 2018

          KNNV Zeist, Heuvelrug en Kromme Rijn

  

Plaats:                    Verpleeghotel Warande Bovenwegen  Heideweg 2 te Zeist, 20.00 uur

Bestuur                Nico  Bolle (voorzitter), Ton Bom (penningmeester), Emile Sanders (natuurhistorisch secretaris), Hans van Schaik (pr),  Simone Laanbroek (secretaris, notulen)

Leden:                  Dhr van Bussel, mw Dernison, mw van den Dool, mw Drost,  dhr den Dulk, dhr Gruys, dhr van Houten, dhr van Houwen,  dhr Imhof, dhr van der Kolk, dhr Kuitenbrouwer, dhr van Nieuwstad, mw Nijhuis, mw van Rijn, dhr Schreuder, dhr Soethout, dhr Tolsma, mw Veeken, mw Versantvoort, mw Warmerdam, dhr Wassenberg, mw en dhr van Weelderen en mw Willenswaard

                                Dhr Ultee (introducé)

Afwezig (mk):    Mw Bol, mw Ebbinge,  dhr van Eikeren, mw Hartwigsen, dhr van Heerde,  mw Lubach en dhr Vonk

 

20.00 uur:  lezing door Dhr Erik Gruys over Groene kikkers
De avond van de Algemene Ledenvergadering (ALV) 2018 werd gestart door dhr Erik Gruys, die een interessante lezing over groene en andere kikkers gaf.

Na een korte pauze werd de ALV vervolgd met het huishoudelijk deel.

 

 

21.00 uur:  Algemene Ledenvergadering

 

Agenda

  1. 1.                  Opening en vaststelling agenda

De vergadering wordt door de Voorzitter Nico Bolle geopend. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

 

  1. 2.                  Mededelingen

               – Dhr  Klaas Soethout: heeft de vraag of de tekst van de lezing gebruikt kan worden voor  een tijdschrift. Dat wordt geregeld.

               Verder geeft hij aan dat 28 mei om 20.00 uur de toren Sterkenburg beklommen kan worden,  er wordt die avond ook een lezing gegeven over de voormalige bewoner.

– Volgende week is een mini cursus Landschap Veenweide en polders door dhr Wim van de Ende gepland, dinsdagavond 17 april de lezing, zaterdag 21 april excursie. Er zijn plaatsen beschikbaar, zonder nieuwe aanmeldingen gaat de cursus niet door.

 

  1. 3.                  Verslag algemene ledenvergadering van  12-04-2017

                Het verslag van de ALV 2017 wordt zonder wijzigingen vastgesteld. 

  1. 4.                  Balans en resultatenrekening 2017

De penningmeester, Ton Bom, geeft een korte toelichting op de balans en resultaten rekening.

Voor 2017 is opnieuw een positief resultaat bereikt. De NMC heeft voor de jaren 2011 tot en met 2013 geen rekening voor de zaalhuur gestuurd. Na 5 jaar wordt daarom 1200 euro  afgeschreven en overgeheveld naar het vermogen. Dit geeft in 2018 ook nog extra vermogen.

Daarnaast heeft de Natuur Academie ook weer de nodige inkomsten opgeleverd.

Toelichting bij de exploitatie: vorig jaar hebben we de jubileum bijeenkomst gehad, deze was niet begroot. In 2018 is echter geen nieuwjaarsreceptie gegeven, dus dit zal dit jaar minder onkosten geven.

Dhr Freek den Dulk merkt op dat de vereniging maar 1 euro overhoudt van de contributie.  Een groot deel van de contributie gaat naar het landelijk bureau en 10 euro naar de Grote Ratelaar. Dit is wel een zorg voor de toekomst. Het advies is een 5 jaren begroting te maken.

Dhr Bert Tolsma heeft een vraag over de 25 euro die in de exploitatie van de paddenstoelenwerkgroep staat, het is niet direct duidelijk wat dit bedrag betekent.

Sophieke Nijhuis heeft nog een opmerking: Op bladzij 2 bij de huisgenoten staat een minteken, dit is een typefout.

Het financieel jaarverslag is akkoord.

 

  1. 5.                 Kascommissie
    1. a.       Beoordeling van de kascommissie van het financieel jaarverslag:

                               De heren Ton van Nieuwstadt en Freek den Dulk hebben in de afgelopen weken contact gehad met Ton Bom, de verschillende stukken zijn doorgenomen en                                  gecontroleerd.

                               Bij acclamatie wordt het bestuur decharge verleend.

  1. b.      Benoeming nieuwe kascommissie: Dhr Ton van Nieuwstadt wordt bedankt voor zijn werk en inzet inde kascommissie. Dhr Freek den Dulk zal ook het komend jaar deel uitmaken van de kascommissie. Dhr Ton van Nieuwstadt wordt vervangen door Mw van den Dool.

 

  1. 6.                   Vaststelling van de contributie voor 2019

In het financiële verslag staat op de laatste bladzijde staat de raming 2018 en begroting voor 2019. Verwacht wordt dat er een tekort zal ontstaan. Daarom is het voorstel van het bestuur om de contributie voor 2019 te verhogen. Het voorstel betreft een verhoging van

50 eurocent voor een basislid en een verhoging van 1 euro voor huisgenootleden. De contributie wordt dan respectievelijk 33 en 12 euro per jaar.

De aanwezige leden gaan akkoord.

Mw Nicolien Drost vraagt of het verwachte tekort komt door incidentele of door structurele onkosten. Doordat de zaalhuur van NMC in de jaren 2011 tot en met 2013 nooit geïnd is, hebben we de laatste jaren een voordeel gehad. Daarnaast kunnen de inkomsten van de Natuur Academie fluctueren. Dat zijn de achterliggende argumenten op de contributie stapsgewijs te verhogen.

Dhr Frans van Bussel merkt op dat er mogelijkheden zijn om meer structurele inkomsten te genereren door bijvoorbeeld geld te vragen voor inventarisaties.

Dhr Geert Kuitenbrouwer heeft een vraag of de vereniging autonoom de contributie kan bepalen. Dat is het geval.

Dhr Freek den Dulk geeft aan dat tijdens de kascontrole is gevraagd of er een inventarisatie lijst van de eigendommen bestaat. Er is een inventarisatie lijst, maar er is geen duidelijke coördinatie van het beheer van de inventaris. Dit is geen wenselijke situatie, er  zou meer controle op het beheer moeten zijn. Het voorstel is een lijst te maken inventaris,  waar de materialen zijn en wie verantwoordelijk is.

Als de KNNV een een vaste locatie voor alle binnen activiteiten heeft, wordt  het beheer makkelijker.

 

  1. 7.                   Verslagen activiteiten over 2017

                Zoals gebruikelijk hebben de verslagen van de meeste activiteiten van de werkgroepen in 2017  al in de Grote Ratelaar gestaan.

                Voor de landelijke vereniging is een verkort jaarverslag gemaakt, dit is al aan een ieder toegestuurd.

                Verder zijn er geen op- of aanmerkingen.

 

  1. 8.                   Jaarplan (activiteiten) 2018

                De aanwezige leden gaan akkoord met het jaarplan van de activiteiten voor 2018. De  voorzitter biedt excuses aan, dat de ongecorrigeerde versie is verstuurd.

 

                Tijdens het landelijk overleg werd een promotie presentatie getoond over de KNNV activiteiten. Het bestuur wil proberen een eigen promotie film te laten maken, mede om nieuwe (jonge) leden te werven.

               

                Begin dit jaar is een cursus gegeven voor de tuinvogeltelling. In de loop van dit jaar volgen  nog meer van dit soort cursussen. Ook deze cursussen bieden mogelijkheden om  nieuwe leden te werven.

 

  1. 9.                   Vaststelling begroting

De begroting voor 2018 wordt geaccordeerd door de aanwezige leden.

 

  1. 10.               Afvaardiging Vertegenwoordigende Vergadering (VV) in 2019

Nico Bolle kan aanstaande zaterdag 14 april niet zoals gepland naar de VV. Mw Janneke van Weelderen wil in zijn plaats gaan. De leden gaan akkoord middels een applaus.

 

De leden gaan akkoord met Nico Bolle als vertegenwoordiger van de regio Heuvelrug bij de VV in 2019.  Elk lid is in principe welkom bij de VV, maar zij hebben dan geen stemrecht bij besluiten.

 

  1. 11.               Ontwikkelingen van de Archief commissie

Mw Sophieke Nijhuis vertelt de stand van zaken met betrekking tot digitale archivering bij de Gemeente Zeist. Het plan is dat de meest relevante stukken van de KNNV worden opgeslagen bij het archief van de gemeente Zeist, zodat makkelijk zijn te raadplegen.

 

In de loop van de afgelopen jaren zijn de archief stukken in de garage van Sophieke terecht gekomen. De commissieleden hebben de stukken doorgenomen en geselecteerd. Men is nu bezig de stukken rubriceren en in chronologische volgorde te leggen. Ontdaan van plastic en nietjes kan het dan aan de gemeente Zeist worden overgedragen. Het streven is dit eind dit jaar af te ronden.

  1. 12.               Voordracht erelidmaatschap

Het bestuur draagt mw Nicolien Drost en dhr Frans van Bussel voor voor een erelidmaatschap, dit voor hun beider jarenlange verdienste voor de vereniging.

De aanwezige leden gaan unaniem akkoord met de voordracht van beiden. Beiden krijgen een oorkonde en worden voortaan vrijgesteld van contributie.

 

Nicolien Drost

 

Frans van Brussel

 

  1. 13.               Aftreden van dhr Emile Sanders, natuurhistorisch secretaris en de vacature PR coördinator

                Vanwege persoonlijke redenen wil Emile Sanders zo snel mogelijk aftreden. Hij heeft  toegezegd de werkzaamheden te blijven doen tot dat er vervanging is. Er is dus een                vacature voor de bestuursfunctie van natuurhistorisch secretaris op zo kort mogelijk termijn. Mw Lieke Versantvoort is een mogelijke kandidaat vervangster.

                Verder wordt aangekondigd dat Ton Bom in 2019 statutair moet aftreden, hij stelt zich niet  meer herkiesbaar. Daarom wordt alvast gevraagd of iemand zich kandidaat wil stellen zodat die alvast ingewerkt kan worden.

                Het IVN zoekt ook naar een nieuwe penningmeester, zij zijn bezig met een extern bureau.   

                Voorts missen we een coördinator voor de pr zaken. De pr coördinator hoeft niet perse een bestuursfunctionaris te zijn. Het is de bedoeling dat de pr coördinator de promotie  activiteiten, website, facebooksite, twitter, etc. coördineert. 

                Dhr Frans van Bussel geeft aan dat de vacaturebank Zeist een vacature geplaatst kan worden.   Verder is meer met relatief kortlopende projecten werken een optie.

                Dhr Anton van Weelderen refereert aan de bomenwerkgroep van Zeist, daar kan mee samen worden gewerkt.

 

  1. 14.               Rondvraag en sluiting  

Er is zijn geen vragen meer.

Dhr Nico Bolle sluit de vergadering.

Foto's: Freek den Dulk.

 

Deel deze pagina